El empleado promedio estadounidense gasta cerca un cuarto de la semana laboral de peinado a través de la cientos de mensajes de correo electrónico todos nos enviamos y recibimos todos los días.
Pero a pesar del hecho de que estamos pegados a nuestros botones respuesta, entrenador de carrera Barbara Pachter dice un montón de profesionales quieto no saben cómo utilizar el correo electrónico de manera apropiada.
De hecho, debido a la gran cantidad de mensajes que estamos leyendo y escribiendo cada día, podemos ser más propenso a cometer errores embarazosos - y esos errores pueden tener consecuencias graves profesionales.
Pachter describe los fundamentos de la moderna etiqueta de correo electrónico en su libro " Los Fundamentos de Etiqueta para los negocios . "Sacamos las reglas más esenciales que usted necesita saber.
Vivian Giang y Rachel azúcar contribuyeron a versiones anteriores de este artículo.
1. Incluir una línea de asunto clara y directa.
Ejemplos de una buena línea de asunto incluyen "Fecha de la junta cambió", "Una pregunta rápida acerca de su presentación," o "Sugerencias para la propuesta."
"La gente suele decidir si abrir un correo electrónico basado en la línea de asunto", dice Pachter. "Elige uno que permite a los lectores saben que se está dirigiendo sus preocupaciones o cuestiones de negocios."
2. Utilice una dirección de correo electrónico profesional.
Si usted trabaja para una empresa, usted debe utilizar su dirección de correo electrónico de la empresa. Pero si usted utiliza una cuenta de correo electrónico personal - si usted trabaja por cuenta propia o como usar de vez en cuando para ver las correspondencias relacionadas con el trabajo --- que debe tener cuidado al elegir esa dirección, dice Pachter.
Usted siempre debe tener una dirección de correo electrónico que transmite su nombre para que el destinatario sepa exactamente quién es el envío del correo electrónico. Nunca utilice direcciones de correo electrónico (tal vez restos de sus días de escuela primaria) que no son apropiados para su uso en el lugar de trabajo, tales como "babygirl @ ..." o "beerlover @ ..." -; no importa lo mucho que amas a una cerveza fría.
3. Piense dos veces antes de golpear "responder a todos".
Nadie quiere leer correos electrónicos de 20 personas que no tienen nada que ver con ellos. Haciendo caso omiso de los mensajes de correo electrónico puede ser difícil, con muchas personas que reciben notificaciones de nuevos mensajes en sus teléfonos inteligentes o distraer mensajes pop-up en sus pantallas de ordenador. Abstenerse de golpear "responder a todos" a menos que usted realmente piensa todos en la lista tiene que recibir el correo electrónico, dice Pachter.
4. Incluir un bloque de firma.
Proporcionar su lector con algo de información acerca de usted, Pachter sugiere. "Por lo general, esto se diga su nombre completo, título, el nombre de la empresa, y su información de contacto, incluyendo un número de teléfono. También puede agregar un poco de publicidad por sí mismo, pero no ir por la borda con los dichos o obras de arte."
Utilice el mismo tipo de letra, tamaño de letra y color que el resto del correo electrónico, dice ella.
5. Utilice saludos profesionales.
No utilice relajado, expresiones coloquiales como, "Hey chicos," "Yo" o "Hola gente".
"La naturaleza relajada de nuestros escritos no debe afectar el saludo en un correo electrónico," dice ella. " Oye es un saludo muy informal y por lo general no se debe utilizar en el lugar de trabajo. Y Yo no está bien tampoco. Usar Hi o Hola en lugar."
También desaconseja acortar el nombre de nadie. Decir "Hola Michael," a menos que esté seguro de que prefiere ser llamado "Mike".
6. Utilice los signos de exclamación con moderación.
Si usted elige utilizar un signo de exclamación, utilice sólo una de transmitir emoción, dice Pachter.
"La gente a veces se deja llevar y poner una serie de signos de exclamación al final de su condena. El resultado puede parecer demasiado emocional o inmadura", escribe. "Los signos de exclamación deben utilizarse con moderación por escrito."
7. Tenga cuidado con humor.
El humor puede fácilmente perderse en la traducción sin el tono adecuado o expresiones faciales. En un intercambio profesional, es mejor dejar el humor de mensajes de correo electrónico a menos que sepa bien el destinatario. También, algo que crees que es divertido podría no ser gracioso para alguien más.
Pachter dice: "Algo percibe como divertido cuando se le habla puede venir a través de muy diferente cuando escrita En caso de duda, dejarlo fuera.".
8. Saber que las personas de diferentes culturas hablan y escriben de manera diferente.
La falta de comunicación puede ocurrir fácilmente debido a diferencias culturales , Especialmente en la forma de escritura cuando no podemos ver a un idioma de otro cuerpo. Adapte su mensaje a los antecedentes culturales del receptor o lo bien que los conoces.
Una buena regla a tener en cuenta, Pachter dice, es que las culturas de alto contexto (japonés, árabe o chino) quieren conocer a usted antes de hacer negocios con usted. Por lo tanto, puede ser común para los socios de estos países a ser más personal en sus escritos. Por otra parte, la gente de culturas de bajo contexto (alemán, americano, o escandinavos) prefieren llegar al punto rápidamente.
9. Responder a sus correos electrónicos - incluso si el correo electrónico no fue pensado para usted.
Es difícil responder a cada mensaje de correo electrónico cada vez enviado a usted, pero usted debe tratar de, dice Pachter. Esto incluye cuando el correo electrónico fue enviado accidentalmente a usted, especialmente si el remitente está esperando una respuesta. La respuesta no es necesaria, pero sirve como una buena etiqueta de correo electrónico, especialmente si esta persona trabaja en la misma empresa o industria que usted.
He aquí un ejemplo de respuesta: "Sé que estás muy ocupado, pero no creo que te referías a enviar este correo electrónico a mí y yo quería hacerle saber lo que puede enviar a la persona correcta.".
10. Revisar cada mensaje.
No confíe en los comprobadores de ortografía. Leer y volver a leer su correo electrónico un par de veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo fuera.
"Un supervisor pretendía escribir" Disculpa las molestias, '"dice Pachter. "Pero él confió en su corrector ortográfico y terminó escribiendo 'Lo siento por la incontinencia.'"
11. Agregue la dirección de correo electrónico anterior.
"Usted no quiere enviar un correo electrónico accidentalmente antes de que haya terminado de escribir el mensaje y pruebas", dice Pachter. "Incluso cuando usted está respondiendo a un mensaje, que es una buena medida de precaución para eliminar la dirección del destinatario y la inserta sólo cuando esté seguro de que el mensaje esté listo para ser enviado."
12. Haga doble verificación que ha seleccionado el destinatario correcto.
13. Mantenga las fuentes clásicas.
Púrpura Comic Sans tiene un tiempo y un lugar (tal vez?), Pero para la correspondencia comercial, a mantener sus fuentes, colores y tamaños clásico.
La regla de oro: Los correos electrónicos debe ser fácil para que otras personas lean.
"En general, lo mejor es utilizar 10 ó 12- tipo de punto y una fuente fácil de leer como Arial, Calibri, o Times New Roman", Pachter aconseja. En cuanto al color, el negro es la opción más segura.
14. Mantener un control sobre su tono.
Del mismo modo que las bromas se pierden en la traducción, el tono es fácil malinterpretar sin el contexto que usted recibiría en señales vocales y expresiones faciales. En consecuencia, es fácil salir como más abrupto que podría haber destinado --usted significaba "sencillo", ellos leen "enojado y cortante."
Para evitar malentendidos, Pachter recomienda que lea su mensaje llegue alto antes de llegar a enviar. "Si suena duro para usted, será sonar duro para el lector", dice ella.
Para obtener los mejores resultados, evite el uso de palabras inequívocamente negativos ("fracaso", "mal" o "descuidado"), y siempre decir "por favor" y "gracias".
15. Nada es confidencial - por lo que escribir en consecuencia.
Recuerde siempre lo que el ex jefe de la CIA, general David Petraeus, aparentemente olvidó, advierte Pachter: Cada mensaje electrónico deja un rastro.
"Una guía básica es asumir que otros verán lo que usted escribe," dice ella, "por lo que no escriba nada que no le gustaría que todos lo vean." Una interpretación más liberal: no escribir nada que sería ruinoso para usted o que hace daño a los demás. Después de todo, el correo electrónico es peligrosamente fácil de enviar, y es mejor prevenir que curar.
Esta cuento apareció por primera vez en Business Insider .
